5.1.- Organización del almacén.

Como ya has visto, la organización del personal de almacén, su organigrama, puede variar según distintos factores. Entre los diferentes disposiciones dentro de un organigrama, lo gestión del almacén suele depender de los departamentos de Producción o Logística, y siempre en los niveles inferiores, o excepción de los organizaciones o centros de trabajo entre cuyos actividades están la gestión logística y de almacenamiento.

Teniendo en cuenta los principales procesos que se desarrollan en el almacén, nos podemos encontrar con un responsable o jefe de almacén. Éste será el responsable de que las actividades que se llevan a cabo en el almacén, se ejecuten de acuerdo a la planificación y organización de la cual es responsable, pero sin salir del ámbito del almacén.

En niveles inferiores a éste, podemos encontrar los siguientes puestos:

• Responsable de recepción. Debe controlar y supervisar todas las operaciones que se llevan a cabo desde la entrada de las mercancías, hasta su traslado a la zona de reserva, lo que implica las inspecciones de recepción, identificación y su mantenimiento en el área de entrada hasta su traslado.
• Responsable de almacenamiento. Su área de actuación abarca la ubicación de las mercancías en las zonas más adecuadas, de acuerdo a criterios predefinidos. Deberá supervisar el control y optimización del espacio disponible, lo que puede suponer la adaptación o modificación de esos criterios.
• Reponsable de salidas o preparación de pedidos. Debe asegurar que los procesos de picking se lleven a cabo en los plazos fijados, sin errores, para su expedición al cliente o a otra instalación de la compañía.

Además, todos ellos son responsables de que la información se transmita de forma clara, rápida y eficiente. No siempre serán necesarios todos estos puestos y en otros, será preciso contar con personal administrativo para el manejo de la documentación e información generada.

Además de éstos, podemos contar con operarios de almacén más o menos especializados, como mozos de almacén y carretilleros.

Si hubiera varios almacenes según el grado de elaboración de los productos, tendríamos un jefe para cada almacén de materias primas, productos semiterminados o productos terminados, que serían responsables de las funciones indicadas (entradas, almacenamiento y salidas).

Por encima del jefe o responsable de almacén, nos encontramos con el director o jefe de logística, que debe coordinar los movimientos de almacén o almacenes con el exterior (proveedores, clientes, empresas subcontratadas), entre otras funciones. Define la política de transporte de la compañía, organiza las relaciones con los transportistas, asegura la gestión de stocks y los movimientos internos entre almacenes y fábricas. Se encarga de la organización y la gestión de las plataformas logísticas o de distribución.

Por otro lado, los responsables de almacén deben trabajar de forma coordinada con los jefes de compras, producción (si la hay) y ventas. El jefe de almacén debe contar con las previsiones de entradas y salidas para planificar el trabajo de los empleados.