2.4.- Documentación de la norma. Los procedimientos.

Una vez que tu empresa define los objetivos y fines y establece un marco general en el Manual de Calidad, es preciso concretar más. Se deben responder las preguntas: ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿por qué? Esta documentación puede referirse a la planificación de productos, con lo que hablamos de especificaciones técnicas, o a la planificación de procesos, con lo que hacemos referencia a procedimientos.

No todos los procesos estarán recogidos en procedimientos. Cada organización definirá aquellos más significativos. El Procedimiento suele redactarse con los siguientes epígrafes:

1. Objeto: define el motivo por el cual se elabora el procedimiento. Es conveniente que comience con un verbo.
2. Alcance: define las actividades y departamentos a los que el procedimiento es aplicable, indicando donde se inicia y donde finaliza, pero sin describirlo.
3. Referencias: documentos que, aunque no pertenezcan al sistema de calidad, tienen relación directa con el procedimiento, como fuente de consulta, por ejemplo.
4. Definiciones: definición de términos y abreviaturas que van a ser utilizadas.
5. Realización: describe la forma de llevar a cabo la actividad respondiendo a las preguntas: ¿quién?, ¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿por qué? Se debe enumerar cada una de las personas que intervienen en el procedimiento, así como las actividades que realizan.
6. Otros documentos y formatos: relación de documentos que resultan de la implantación del procedimiento (registros, instrucciones, etc.) y sus formatos. Es conveniente adjuntar en esta sección una copia de cada formato.

Todos los procedimientos de la empresa deben estar escritos de la misma forma, guardando uniformidad. Debe tener espacio suficiente para incluir el nombre de la empresa, el título del documento, el código del documento, su número de edición y fecha de ésta y la firma de la persona que lo ha aprobado. A continuación se indican algunas orientaciones en cuanto a su redacción:

• Se describirán fundamentalmente las actividades del personal, haciendo una mínima mención a los procesos realizados por máquinas o equipos.
• El proceso debe describirse siguiendo el orden que resulte más lógico y sencillo.
• Se utilizarán palabras y frases sencillas y concretas, a fin de conseguir una redacción clara que pueda ser entendida por todos.
• Los límites del proceso deben estar perfectamente definidos, con un principio y un final.
• En un procedimiento deben quedar suficientemente resaltados los parámetros y medidas del proceso, sus valores nominales y sus límites.
• Las operaciones definidas en el procedimiento deben realizarse de acuerdo con las normas adoptadas para este proceso en particular, con las exigidas en los contratos de nuestros clientes y con el espíritu del sistema de calidad de la organización.