3.- Órdenes de pedido.
Caso práctico
María llama a Andrea para realizar la visita al almacén automatizado, le indica que quiere que le acompañe una empleada de confianza, es Julia. Andrea comenta que no tiene ningún problema y quedan para la visita.
Durante la visita María se interesa por el seguimiento de la documentación tanto en las órdenes de pedido como en las órdenes de entrega. Le pregunta que si tienen automatizado el proceso de documentación de entrada y salida de mercancías, Andrea le comenta que sí, y le dice que cuando lleguen a la oficina le va a entregar un diagrama con el flujo que sigue la documentación.
En el momento que tienes que realizar una compra de un producto o mercancía que no puedes recibir de forma inmediata y por tanto, no puedes comprobar, tienes la posibilidad de hacer uso de un concepto que se denomina orden de pedido. Se trata de un documento escrito, en él, tú como comprador y el vendedor, manifestáis que estáis de acuerdo sobre el producto o mercancía y sobre el precio de la venta. Al producto, mercancía o servicio se le denomina objeto.
Una orden de pedido, aunque no se haya ejecutado el pago o la entrega, es una prueba de la venta realizada, además ésta venta se considera en firme desde el punto de vista jurídico.
En ocasiones se producen excepciones en la orden de pedido, como consecuencia de una diferencia entre las cantidades recibidas y las cantidades negociadas. El objetivo de las excepciones es avisar de la variación en las mercancías recibidas con respecto a las mercancías esperadas.
En general, se debe redactar una orden de pedido cuando no se puede entregar la mercancía de forma inmediata por las siguientes razones:
- No está disponible la mercancía.
- Es muy voluminoso el producto o las características de las mercancías son muy específicas.
- Cuando la distancia física entre proveedor y cliente es importante.
- Son servicios que no se pueden realizar en ese momento por cuestiones de logística, de fechas, entre otros.
Cuando se realiza un pago a cuenta el vendedor está obligado a redactar una orden de pedido y a entregar una copia al consumidor. Salvo en el caso de venta a plazos no existe normativa que obligue al pago a cuenta por la redacción de la orden de pedido.
La orden de pedido se tiene que redactar por escrito y deben de aparecer una serie de aspectos, como:
- La fecha y el número de pedido.
- El nombre o razón social del vendedor que incluya datos como la dirección, número de identificación fiscal,…
- La descripción de las mercancías (color, dimensiones, modelo,…)
- El precio por unidad, el precio total, la cantidad, incluyendo el tipo de IVA aplicado y si los precios lo llevan incorporado o no.
- Gastos a incluir en el comprador (transporte, seguro,…).
- Importe entregado a cuenta, en su caso.
- Fecha de entrega del producto.
- La firma del comprador y del vendedor.
Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás información sobre una orden de pedido en blanco lista para ser rellenada y tramita por Internet. Dicho enlace es el octavo dentro de la página y tiene el título de "Formato de orden de pedido".
En este vídeo se observa la forma de introducir datos en una aplicación informática para crear una orden de compra.