7.- Aplicaciones informáticas de gestión y seguimiento de proveedores.
Caso práctico
María indica a Carlos que cuando tenga un rato, introduzca los datos de los proveedores nuevos en la base de datos. Carlos le comenta que ese día no puede porque tiene que atender a unos clientes.
Al día siguiente Carlos introduce las direcciones, razones sociales, teléfonos, correos electrónicos, etc. de los proveedores. Además, actualiza la base de datos con los registros maestros de proveedores de cada nuevo proveedor.
Las aplicaciones informáticas son muy útiles en la gestión de proveedores. La mayor parte del trabajo en logística se basa en envíos, pedidos, transacciones económicas, informes,…y el núcleo principal consiste en el flujo de información de esos pedidos, de los datos de envíos y de clientes, así como de la gestión del proceso.
Por eso, aplicaciones informáticas como los procesadores de texto, presentaciones informáticas, bases de datos, hojas de cálculo,…permiten realizar trabajos más rápidos, con mayor volumen de clientes, con menores errores, y a un menor coste.
Las empresas buscan sistemas informáticos de gestión y seguimiento de proveedores que estén integrados, entendiendo por integrados que los diferentes procesos informáticos sean compatibles y permitan el movimiento de información de unos a otros sin necesidad de adaptación, además de evitar la duplicidad de datos.
Por ejemplo, si un proveedor quiere realizar una presentación con la previsión de demanda de sus clientes, necesita conocer el historial de pedidos de los mismos y para ello, deberá acceder a una base de datos de clientes donde debe buscar la información. Todo ello, sin necesidad de adaptaciones o modificación de los datos.
Las aplicaciones utilizadas para esta gestión suelen ser paquetes informáticos de oficina que contienen diferentes programas como los procesadores de texto, las hojas de cálculo, las bases de datos, programas que realizan presentaciones,…. En el mercado existen paquetes informáticos de oficina tanto de software libre como paquetes que tienen un coste económico.
En la imagen anterior se presenta un ejemplo de programa de presentaciones. Estos programas te permiten crear animaciones, dispositivas, etc., desarrollando presentaciones muy vistosas, presentando documentos a los clientes, en definitiva facilitándote el trabajo.
Presentan funciones básicas como, abrir, minimizar/maximizar, cerrar un documento, abrir, crear una presentación, cortar, pegar documentos, imágenes o vídeos, también se pueden introducir diapositivas, eliminarlas, además de otras funciones.
También existen aplicaciones específicas para la gestión de los proveedores, que a diferencia de los anteriores sólo actúan en determinadas partes de la gestión y seguimiento de los proveedores. Los módulos más habituales que suelen trabajar estas aplicaciones son, la programación y control de la producción, funciones MRP y DRP, gestión de inventarios, estimación de demanda, y otras.