5.- Recepción, identificación y verificación de pedidos.
Caso práctico
Fernando se ha puesto de acuerdo con María para realizar un protocolo de actuación a la hora de recibir los pedidos, de identificarlos y verificarlos.
María aporta la información que ha recogido de su visita y juntos, los hermanos, preparan este protocolo.
En el momento que recibes unas mercancías en el almacén tienes que realizar una serie de operaciones que te permitan gestionar de forma correcta los pedidos recibidos y preparar los envíos de tus clientes.
Toda mercancía que llegue al almacén debe de tener asociada un envío previo.
Por tanto, en el momento de llegada de las mercancías la primera operación que debes realizar es la identificación de la mercancía.
La identificación consta de un conjunto de acciones físicas en el almacén cuyos objetivos puedes conocer pasando el cursor del ratón por la siguiente animación.
La recepción y verificación comienza en el momento que termina la identificación y con la descarga de las mercancías en proceso. Esta recepción se organiza en dos fases:
- Una primera que consiste en una recepción externa y se produce durante la descarga de las mercancías, en la que se comprueba el tamaño de los bultos o la forma de los paquetes. Puede ocurrir que se detecte una incidencia en las mercancías, catalogándolas como mercancías rechazadas, procediéndose, en tal caso, a cargarlas y colocarlas en el área de rechazados.
- La segunda consiste en una recepción interna, una vez terminada la descarga, se realiza una comprobación con el albarán de las mercancías recibidas en cada paquete y se comprueba que los productos cumplen las garantías de calidad.
En algunas ocasiones, la recepción y la verificación suele finalizar con la colocación de una etiqueta de color verde para los paquetes aceptados y color rojo para los rechazados.
Es importante que se realice bien la recepción y la verificación porque un error en esta etapa provocará pérdidas importantes de tiempo y dinero ya que son difíciles de detectar. Por eso es aconsejable que el personal sea cualificado y que los proveedores estén homologados.
En ocasiones durante la recepción y verificación se suele aplicar un proceso denominado repaletización que consiste en la reubicación de productos que no son compatibles con su lugar de recepción por una modificación en alguna de sus dimensiones, y que son detectadas durante la verificación.
Con la verificación realizada, la recepción termina cuando se termina la asignación física de las mercancías en el almacén. Los criterios de asignación que suelen seguir son:
- Por la forma, dimensiones y peso.
- Por el valor económico.
- Por las condiciones de accesibilidad y uso.
- Por las condiciones especiales de peligrosidad, temperatura, humedad,…