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5.1.- Proceso y documentación.

Una mano sostiene un bolígrafo. Una agenda y con una calculadora se observan encima de la mesa.

Cuando realizas la recepción, identificación y verificación de las mercancías tienes que realizar una documentación del proceso para reducir al mínimo los errores y las confusiones.

El proceso de gestión de la recepción y verificación de las mercancías presenta los siguientes documentos:

  • Orden de compra: es un documento que crea el cliente para pedir una determinada cantidad de producto al proveedor, en la que se indican, la cantidad de artículos, el precio, las condiciones de pago….

    Es un documento útil porque al cliente le sirve para tener constancia del material pedido y al proveedor para preparar el pedido y la facturación. Este documento es importante porque sirve para cotejar el informe de recepción.

    En la parte superior aparece un texto con 'Orden de compras', y a continuación se observa un rectángulo dividido en tablas donde se deben introducir los datos como dirección, fecha de pedido, fecha de pago, costo unitario, costo total,...
  • Informe de recepción: se especifica la cantidad y clase de mercancías. En caso de no aceptar el pedido o parte del pedido, las mercancías no satisfactorias deben ser devueltas inmediatamente al proveedor, indicándose la cantidad realmente aceptada. Este documento debe incluir el número de la orden de compra, el nombre del proveedor, cantidad, descripción, discrepancias,… Este documento se verifica con el albarán.
    En la parte superior aparece un texto con 'Informe recepción', y a continuación se observa un rectángulo dividido en tablas donde se deben introducir los datos como proveedor, número de orden, fecha de recepción, código, cantidad, descripción, discrepancias, observaciones,...
  • El albarán es un documento creado por el proveedor que indica la mercancía que se van a entregar. El cliente recoge una copia que utilizará para la verificación de la mercancía que reciba. Indica las referencias y las cantidades de mercancías que se entregan, el número del pedido, la dirección, nombre y razón social del proveedor y del cliente, etc.
  • Autorización de material: este documento confirma el pedido y autoriza su colocación dentro del almacén. Se realiza por triplicado con diferentes objetivos. La primera copia se envía al almacén para autorizar la entrega del material. La segunda copia se entrega al departamento de contabilidad con la finalidad de este documento que es informar de cantidad y costo de los materiales. La última copia se la queda el departamento que autoriza la solicitud.
    En la parte superior aparece un texto con 'autorización de material', y a continuación se observa un rectángulo dividido en tablas donde se deben introducir los datos como solicitud, fecha de entrega, departamento que solicita, número de orden de trabajo, código, cantidad, descripción, costo unitario, costo total, recibido por, aprobado por, resuelto por,...