7.2.- Registro y valoración de proveedores: archivo y actualización.

Cuando tengas que introducir datos de un proveedor dentro de las bases de datos, actualizar los ya existentes o crear algún archivo, debes de hacer uso del registro maestro de proveedores.

Este registro maestro es un archivo que contiene la información sobre los proveedores de tu empresa. Toda esta información se encuentra en registros individuales, de forma que cada proveedor dispone de su registro, en la base de datos.

El registro maestro de proveedor dispone de la siguiente información, como mínimo:

• Nombre y dirección del proveedor.
• Número de proveedor.
• Información sobre la moneda.
• Condiciones de pago para el proveedor.
• Datos de contabilidad.

Los registros maestros de proveedor te permiten actualizarlos por dos ámbitos, tanto por compras como por finanzas. Estos te permiten crear, modificar, visualizar archivos, además de bloquear y desbloquear proveedores, fijar peticiones de pedidos,…

La forma de enumerar estos registros consiste en asignar un número a cada registro maestro, de forma que ese número te permita referenciar cada registro. En el caso que tu empresa disponga de varias sociedades, en todas ellas tendrá el proveedor el mismo número de referencia.

Los registros maestros de proveedores trabajan con grupos de cuenta.

Algunos ejemplos de grupos de cuentas son:

• Acreedores.
• Caja.
• Mercadería.
• Efectos comerciales a pagar.