2.5.2.- Instrucciones de trabajo y registros de datos.

A continuación completamos la lista de los niveles de que consta la estructura del sistema documental:

• Las Instrucciones de trabajo y las normas de prevención de riesgos laborales. Detallan aspectos concretos de necesario cumplimiento en la realización de un trabajo o tarea. Las normas podrán ser generales o específicas de un puesto de trabajo o tarea, para que quien la realiza sepa cómo actuar en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y compañeras y la de las instalaciones.

  Son indispensables para poder integrar la prevención en toda la organización. A modo de ejemplo de instrucción se puede citar la recomendación de uso de un determinado equipo de protección personal, o efectuar una serie de verificaciones previas de carácter preventivo antes de acometer determinadas tareas (comprobar si están desenchufadas las máquinas antes de proceder a su limpieza, verificar la calidad del aire de un espacio confinado antes de iniciar trabajos en su interior, etc.).

  Las instrucciones de trabajo deben entregarse y estar disponibles fácilmente para todas las personas que deban cumplirlas. Su redacción debería encomendarse a los responsables de las áreas de trabajo en coordinación con el personal técnico de prevención.

• Registros. Cada uno de los documentos que contiene información de una acción preventiva es un registro del sistema: formularios de recogida de datos, justificantes de reposición de equipos de protección, un parte de accidente, el resultado de una medición de ruido o el de la vigilancia de la salud de cada trabajador o trabajadora. Son sólo algunos ejemplos de los posibles registros. Este tipo de documentos deben archivarse y conservarse debidamente asegurando la facilidad de acceso para quienes deban conocer su contenido. Pero también han de custodiarse (a veces durante mucho tiempo) y garantizar su confidencialidad. Por este motivo será básico disponer de sistemas de registro de datos que permitan tratar y volcar periódicamente la información para su conservación y custodia.