¿Qué es la gestión de un proyecto?

El proceso para administrar el tiempo de ejecución de un proyecto se denomina gestión de proyecto y se centra en la definición de las actividades, su secuencia y duración. La gestión del proyecto incluye todos los métodos, las técnicas y las competencias necesarias para terminar el proyecto. El ciclo PDCA representa el proceso de gestión de proyectos:

El ciclo PDCA

El ciclo PDCA (planificar-desarrollar-controlar-actuar) se basa en el principio de mejora continua. Su representación gráfica muestra que el trabajo de planificación y control es una constante en toda empresa: no se puede pensar en una planificación inicial que no se actualiza sistemáticamente.

La importancia del ciclo está en demostrar al equipo del proyecto, que no es suficiente con planificar. No basta con establecer la metodología, los plazos y los recursos necesarios, sino que además, es necesario controlar las actividades y comparar los resultados reales con los deseados.

Dada la diversidad de variables involucradas, como son: la mano de obra, los materiales, el clima, las interferencias, los trabajos que hay que rehacer y las pérdidas de productividad. El ciclo PDCA se integra perfectamente en el mundo de la construcción, sus etapas son:

Planificar, consiste en establecer los objetivos, definir el plan  de trabajo y organizar el equipo. Es una visión del conjunto de actividades que deben desarrollarse en un proyecto. Incluye la Programación, que sucede cuando al proyecto se le asocia el factor tiempo, es decir, cuando se calcula la duración de las diferentes actividades, su inicio y terminación. Panificar consiste en asignar personas, dinero y suministros a actividades específicas, así como relacionar las actividades entre sí. La planificación es la intención de las actuaciones del constructor, se intenta predecir la lógica constructiva y sus relaciones, para lo que se generan informaciones de objetivos físicos y plazos. 

Desarrollar, en este paso se trata de trasladar lo planificado a la realidad, pero lo que pasa en obra no necesariamente refleja lo que se planeó, bien sea porque la planificación no era realista y por tanto imposible de aplicar o por circunstancias ajenas al control de la constructora. Los proyectos de obras y montaje de instalaciones tienen sus propias características: el producto resultante es único y se realiza una sola vez en un centro de producción que ademas es nómada, hasta que no se acaba no se sabe exactamente cómo será el resultado ni su precio, los procesos productivos son heterogéneos, los productos se realizan en muchos sitios y en circunstancias diferentes, etc.

Controlar, en esta etapa comparamos lo ejecutado con lo planeado, se debe señalar las diferencias en costes, tiempo, recursos y calidad. En esta fase se generan indicadores del desempeño real, se debe dejar constancia de las productividades, ya que representa las condiciones sobre el terreno, es decir, las circunstancias bajo las que se ha llevado a cabo la obra. 

Actuar, si los resultados obtenidos en la obra se desvían, se deben investigar las causas para neutralizarlas, haciendo las modificaciones necesarias, de acuerdo a las circunstancias. En las situaciones en las que no hay desvíos significativos en este cuadrante se debe aprovechar como oportunidad para valorar la posibilidad de reducir el plazo de la obra, aplicando así el principio de mejora continua.

El ciclo PDCA, se recorre varias veces hasta finalizar la obra. Pero existe un punto de comienzo tras la planificación inicial, en la que se programa el completo alcance del proyecto. Del mismo modo, existe un punto final tras el último de los controles, que si todo está correcto, coincidirá con la prueba de puesta en marcha de la instalación.

Muchas personas confunden el cronograma del proyecto con su planificación, lo que es erróneo. La planificación del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el cronograma es el documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos. Debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el cronograma, nuestros proyectos no están planificados.