Una gama de mantenimiento es un conjunto de tareas que tienen determinados elementos en común que permiten y justifican esta agrupación, y que dotan al conjunto de una facilidad para llevarlo a cabo y gestionarlo.
Los tres criterios que se emplean para agrupar las tareas en gamas de mantenimiento son los siguientes:
- Sistema al que pertenece el equipo al que se refiere la tarea.
- Especialidad del técnico que debe realizarlo.
- Frecuencia con la que es necesario llevarla a cabo.
De esta forma, la agrupación de tareas genera un conjunto de gamas de mantenimiento por cada sistema, que a su vez estarán divididos en gamas por especialidad, y dentro de estas, por frecuencias. La jerarquía de los criterios puede ser diferente de un plan de mantenimiento a otro, según se adapte mejor a las necesidades de la instalación.
La agrupación de tareas puede realizarse de forma manual, pero determinados programas informáticos sencillos permiten realizar esta agrupación de forma cómoda y rápida. Así, las hojas de cálculo y las bases de datos disponen de filtros que permiten realizar esta agrupación de forma muy eficiente, para obtener finalmente el conjunto de gamas que forman el plan.
Como cada tarea tiene asignado un tiempo de realización, por suma de los tiempos de las tareas que componen cada gama es posible estimar el tiempo que supone la realización de ésta. Así es posible determinar la carga de trabajo preventivo del plan de mantenimiento.
Por otro lado, las listas de chequeo (checklist), son documentos clave en la vida diaria del departamento de mantenimiento. Permiten a cualquier técnico de campo, principiante o experimentado, acceder rápidamente a una lista de las operaciones a realizar, y luego validar o no cada paso garantizando su seguridad.
Las listas de chequeo pueden estar integradas en las gamas, de tal manera que se obtiene una guía muy completa de las operaciones de mantenimiento preventivo a realizar.
Es un formato creado para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática.