1.3.- Elementos de las bases de datos.

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar, teniendo en cuenta dos aspectos: los datos disponibles y la información que vamos a generar.

La planificación de la estructura de la base de datos, principalmente de las tablas, es el primer paso que debemos seguir antes de crear la base de datos. El diseño de la estructura de una tabla consiste en fijar una descripción para cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que va a contener.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo si guardamos datos de personas podrían ser: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de dato que va a recoger, longitud del campo, y algunos atributos opcionales más que veremos más adelante.

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo en una base de datos de una consulta médica: el nombre de un paciente, el apellido de un paciente o su dirección.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una base de datos, es definir cada tabla y para ello es necesario determinar claramente los campos necesarios, y definirlos de forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

Una base de datos está formada por diferentes objetos:

• Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.
• Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
• Formularios: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
• Informes: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
• Macros: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
• Módulos: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.
• Usuarios: se definen diferentes niveles de acceso a los datos por los diferentes usuarios y grupos de usuarios de la base de datos.