3.2.-Tipos de campos en las tablas.

La parte más importante a la hora de crear una tabla es la de elegir el tipo de dato de cada columna o campo. El campo es unidad básica de una base de datos y define un dato que guardamos de cada individuo, producto o elemento que se guarda en una tabla. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona, el país de procedencia de un producto, una fecha o un valor numérico de algo que guardamos en la tabla.

Es imprescindible poner nombre a los campos de forma que no puede haber dos campos con el mismo nombre en la misma tabla. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco o caracteres especiales, lo normal es que empiecen con una letra, un número o un guión. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes, y aunque pueden tener espacios en blanco en medio, no es recomendable.

A la hora de crear una tabla, es muy recomendable añadir una descripción a cada campo, eso nos va a permitir aclarar la información que debe recoger el campo.

El tipo de campo, permite especificar la información que va a recoger y en el caso de Access, puede ser de los siguientes tipos:

Lista de tipos de datos que podemos elegir para cada uno de los campos o columnas de la tabla.
  • Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
  • Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
  • Numérico: para introducir números.
  • Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora.
  • Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario.
  • Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido.
  • Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
  • Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
  • Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web.
  • Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
  • Registro: es el conjunto de información de una misma persona u objeto. Un registro viene a ser como una ficha con datos.

Campo clave o clave primaria: Campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

Alias. Es un nombre alternativo que podemos dar a cualquier campo al realizar consultas. Por ejemplo, un campo nombrado como "fechaNac", a la hora de mostrarlo como resultado de una consulta, podemos utilizar el Alias "Fecha de Nacimiento".

Propiedades generales de los campos.
PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO
Tamaño del campo. Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico. Texto, numérico, contador.
Formato. Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos. Todos, excepto OLE y Memo.
Lugares decimales. Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números. Numérico y moneda.
Máscara de entrada. Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura. Texto, numérico, fecha/hora, moneda.
Título. Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe Todos.
Valor predeterminado. Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres) Todos, excepto OLE y contador.
Regla de validación. Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados Todos, excepto OLE y contador.
Texto de validación. Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumeradas en la regla de validación. Todos excepto OLE y contador.
Requerido. Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Todos excepto contador.
Permitir longitud cero. Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo Texto, memo.
Indexado Define un campo como índice o campo clave. Texto, numérico, contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA. No obstante siempre existe una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Una de la más importante puede ser el tamaño del campo, porque indica el número de caracteres que vamos a recoger, lo que significa que los caracteres que lo superen no se guardarán.

Autoevaluación
Rellena los espacios en blanco.
Los nombres de los campos, no pueden empezar con en blanco o , lo normal es que empiecen con una letra, un número o un guión. No pueden llevar , ni signos de o , y aunque pueden tener espacios en blanco en medio, no es recomendable.