4.- Consultas.
Caso práctico
Juan Antonio ya tiene lista la base de datos y ha estado tres horas añadiendo filas a cada una de las tablas, con la información de Clientes, Empleados, Departamentos y Proyectos que le ha dado Luis. La verdad es que se siente satisfecho por el trabajo que ha realizado, pero no sabe muy bien cómo se va a utilizar esa información. Tiene claro que podrá sacar un listado de Clientes, o Departamentos o de Empleados de forma automática, sin necesidad de escribir todos los datos cada vez que le pidan una lista y eso ya es una gran ventaja, pero cuando Luis le explica que puede realizar consultas de todo tipo implicando varias de las tablas empieza a entender la potencia de esta herramienta.
Luis le dice que puede saber en cada momento los Clientes o los Departamentos de una determinada ciudad, o los proyectos en los que interviene un departamento concreto, e incluso todos los datos con los que está relacionado un Empleado concreto. Todo eso significa que si tenemos la base de datos actualizada podemos conocer o deducir cualquier dato relacionado con la empresa en cuestión de segundos. Un aspecto al que Luis le ha dado mucha importancia es a la posibilidad de guardar las consultas, de modo que podamos ejecutarlas en cualquier momento y su resultado puede ser diferente, ya que va a depender de los datos almacenados en cada momento y las actualizaciones de los mismos.
NO hay duda de que recogemos la información, la organizamos y la guardamos con el fin de recuperarla cuando sea necesario. Nadie guarda algo para olvidarlo y no usarlo, como mínimo tiene la intención de usarlo. En nuestro caso la forma de recuperar la información de una base de datos es mediante las consultas. Debes entender que consultar la información o los resultados de gestionar esa información es el objetivo principal de una empresa con el fin de tomar las mejores decisiones en los momentos más adecuados.
Las consultas las podemos hacer en pantalla o mediante informes que generalmente están destinados a ser impresos o como documentos PDF. En este apartado vamos a centrarnos en las consultas sobre la base de datos y veremos que es posible filtrar la salida de la consulta actuando sobre algunas de las filas, usando parte de las columnas de una o de varias tablas y ordenar el resultado de múltiples formas. Los informes se pueden considerar como un caso particular de las consultas.
Podemos crear una consulta para ejecutarla cuando sea necesario, pero debemos tener en cuenta que el resultado de esa ejecución no siempre va a ser el mismo, ya que va a depender del estado de las tablas en el momento de esa ejecución.
En una consulta pueden intervenir varias tablas, para lo que es necesario que hayamos definido una relación entre ambas.
Hay tres modos de crear consultas en Base de OpenOffice:
- Utilizando un asistente.
- En modo vista diseño.
- Con el lenguaje de consulta SQL. Este método de creación de consultas no se trata en esta unidad al suponer un nivel avanzado que requiere conocer el lenguaje de consulta SQL de bases de datos relacionales.
Recuerda que al igual que ocurría con las tablas, es posible editar las consultas creadas para modificarlas, para ello debes hacer clic derecho sobre la consulta y elegir la opción "Editar" del menú que aparece. Del mismo modo es posible eliminar una consulta.
Para saber más
Un tipo de consultas que se escapa a esta unidad es el tipo de consultas Unión, que supone agregar el resultado de dos tablas o consultas, pero te proponemos el siguiente enlace por si en algún momento necesitas realizar este tipo de consultas.