2.8.- Aplicaciones informáticas de cálculo de costes: hojas de cálculo.
Como has comprobado, hemos realizado el cálculo de costes por kilómetros recorridos con carga y sin ella. Imagina que una empresa de transportes de mercancías quiere saber cuánto le cuesta cada uno de los vehículos que desarrollan la actividad propia del transporte y que pertenecen a su flota propia. O bien que le interese comparar el coste de un vehículo propio frente al coste de un vehículo subcontratado o alquilado.
¿Cómo haría esto? ¿Se trata de realizar otros cálculos diferentes a los anteriores? No, es más sencillo.
Lo recomendable es que cualquier empresa en la gestión económico-financiera de su empresa, y especialmente para el cálculo de costes de explotación haga uso de las aplicaciones informáticas que hay en el mercado.
¿Cuáles son? Hay muchas, entre ellas:
- Software específico de gestión de costes de explotación elaborados por empresas de informática: son programas informáticos creados bajo los requerimientos de la propia empresa, es decir estudian las necesidades de la empresa y crean un software capaz de dar respuesta a las mismas. Suponen un elevado coste ya que son creados para empresas en concreto.
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Software específico creado por la Dirección General de Transporte Terrestre, denominado Acotram y que se puede descargar gratuitamente desde la página del Ministerio de Fomento. Más adelante lo estudiaremos con detenimiento.
- Aplicaciones informáticas libres o de uso gratuito. Entre ellas está la hoja de cálculo de OpenOffice. Cualquier hoja de cálculo es una aplicación muy potente y con multitud de utilidades.
Analicemos la Hoja de Cálculo.
Si te descargas el paquete OpenOffice, una de sus aplicaciones es la hoja de cálculo OpenOffice.org Calc. No te preocupes es totalmente gratuito, no necesita ninguna licencia.
¿Qué nos ofrece?
Una hoja de cálculo nos permite crear tantas hojas o pestañas como queramos dentro de un mismo archivo, denominado “Libro”. A su vez cada pestaña u hoja está dividida en celdas, identificadas tanto por filas como por columnas. Se trata de ir introduciendo los datos de costes de nuestra empresa, ¿sólo eso? ¿Y los cálculos? Es tan fácil como ir introduciendo “funciones” en aquellas celdas donde queremos obtener un resultado. Cuando ya tenemos los cálculos realizados ¿Podremos hacer más cosas? Sí, otra de las grandes utilidades es que podemos crear gráficos de todo tipo con los datos introducidos y con los resultados obtenidos. En el siguiente enlace tienes un ejemplo de hoja de cálculo que muestra los datos analizados en el supuesto práctico anterior. Contiene dos hojas: una hoja de cálculo de costes totales, y otra de cálculo de costes directos. Tiene incluidas las fórmulas y el diseño de un gráfico donde se muestran los porcentajes de distribución de cada uno de los costes sobre el total. Presta especial atención a aquellas celdas que contienen fórmulas.
Ahora sólo te queda crearte una propia ¡Muy fácil! ¿Verdad? De esta forma la empresa puede tener una potente aplicación informática que podrá ir actualizando cuando quiera y que le dará información sobre la evolución de sus costes de explotación.
Refiriéndonos al anterior caso, el que una empresa quiera realizar otros cálculos distintos al coste en euros por kilómetro recorrido, tan sólo tendría que introducir los datos que quiere calcular y dividir los costes totales entre esos datos. Así la empresa podría tener varias hojas de cálculo de costes, una por cada uno de los siguientes conceptos:
- Costes por viaje: se trata de dividir los costes totales entre el número de viajes realizados por un vehículo.
- Costes por toneladas transportadas: dividimos los costes totales entre el volumen de mercancías transportadas por un vehículo.
- Costes por vehículo: si la empresa calcula los costes totales de su actividad de transporte, podría dividirlos por los vehículos que posee como flota propia y así obtendría el coste por vehículo.
Todo esto ¿qué le permite a la empresa? Realizar una gestión eficiente de sus costes de explotación y en definitiva la búsqueda de una mayor rentabilidad de su negocio.