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Carlos y Estrella están en la oficina de Marisol, esperando instrucciones sobre qué hacer si encuentras determinados aspectos en el proceso de desarrollo de las actividades que no se ajusten a lo planificado.
-En lo que os queda de formación centraréis el trabajo en ver si se cumplen de modo exhaustivo todo lo planificado. Les informa Marisol.
-Pero para ello ¿debemos estar pendiente de todas las actividades? Pregunta Estrella.
-Sí, pero podéis repartiros el trabajo entre los dos. Si apreciáis cualquier irregularidad nos lo comentáis a Lorenzo o a mí y procederemos a corregirlo si lo estimamos oportuno.
-Entonces simplemente debemos centrarnos en comprobar que todo esté saliendo según hemos previsto. Pregunta Carlos.
-Básicamente de momento sí, si detectáis irregularidades os enseñaremos como se ha de proceder. Les informa Marisol.
Al llevar un control sobre el proceso de desarrollo de la Acción Divulgativa, podemos encontrarnos con lo que se conoce por el nombre de Desviaciones ¿Te suena de algo?
Conceptualmente puede ser definida como las diferencias que surgen de contrastar lo presupuestado y la realidad.
Actúan como indicadores de cumplimiento de responsabilidades por parte de los responsables de las actividades de divulgación.
Supone una retroalimentación o feed-back, por implicar el implantar medidas correctoras ante las diferencias que surgen. Debiendo proveerse de información sobre la causa, para subsanar la desviación con acciones determinadas. La aparición de desviación no ha de estar relacionada con la búsqueda de culpable, sino de los motivos que la generaron así como del conocimiento de las medidas más eficaces para corregirlas.
Las actuaciones de la función de control de las acciones, van a permitir una adaptación al entorno y a los posibles cambios del mercado. Lo cual implica informar y proponer a los responsables de las actividades que tomen decisiones sobre las medidas correctoras que deben ser tomadas de inmediato.
Se podrían clasificar estas acciones correctoras como:
Aplicadas a la propia organización. Centradas en la ineficacia de las actividades donde se han producido las desviaciones. Debiendo tener presente, que la responsabilidad no recae sólo, sobre los objetivos propios, también en el desempeño de sus actuaciones, sin que ello perjudique a otros objetivos generales o propios de otra actividad.
Aplicadas al proceso de planificación. Cuando las desviaciones vienen generadas en alguna fase de la planificación de la acción divulgativa o a consecuencia de variaciones significativas en las condiciones ya existentes.
