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8.3.- Documentación.

Imagen de un sobre de correspondencia interna de las empresa, que lleva impreso tablas y líneas para indicar que contiene, destinatarios y remitente.
Stockbyte (Uso educativo para plataformas públicas de FpaD)



Ahora nos centraremos en La Documentación.¿Podrías encuadrarla dentro de los recursos didácticos?Sería una opción, pero dada su importancia, el desarrollo de este recurso merece un sub-apartado. De este modo lo entenderás con mayor claridad y le darás la importancia que merece.

Documentación. Al hablar de documentación en la elaboración y desarrollo de la acción divulgativa tendrás que diferenciar entre documentos que ya están elaborados (de los cuales requerirás su información), y los específicos necesarios para la acción divulgativa:

  • Documentos específicos de la acción divulgativa:
    • Archivo de documentos. En estos se almacenaran todos los documentos que se han de tener presente cualquier actividad divulgativa en el ejercicio de la acción, tratándose de un fondo documental, en el que se custodian todas las publicaciones que afecten a la acción, como pueden ser planes, proyectos, campañas, y demás manifestaciones publicadas y relacionadas directa o indirectamente con la acción divulgativa.
    • Registro de destinatarios. En mencionado registro aparecerán las personas objeto de la acción divulgativa, debiendo aparecer en este registro datos como son: tipología, datos personales (nombre y apellidos, teléfonos de contacto, identificación fiscal, dirección), caso que se requiera su asistencia(confirmación o pendiente de confirmación), grado de satisfacción.
    • Composición donde se puede apreciar dos listas sobre un fondo verde, en la de la izquierda hay una fotografía circular de un sobre de correspondencia interna debajo de la cual aparece escrito, documentos específicos: archivo de documentos, registro de destinatarios, plan de acción, presupuesto maestro, presupuesto flexible y sistema de control. En la de la derecha aparece escrito, documentos requeridos: argumentario, manual de ventas, ficha de clientes y ficha de proveedores. Debajo de las lista hay una flecha horizontal con puntas a la izquierda y a la derecha.
      MEFP (Elaboración propia)
      Plan de Acción. Haciendo un breve recorrido de la actividad divulgativa que lo conforme, su secuenciación, relación, las unidades de mando y responsabilidades asumidas, objetivos de cada actividad, temporalizarían, así como los resultados previstos de cada actividad.
    • Presupuesto maestro y presupuesto flexible. Este punto se verá en el siguiente apartado.
    • Control de la acción. Que veremos junto con los presupuestos.
  • Documentos requeridos. En el caso de una acción dirigida a clientes de una empresa, pueden ser los documentos de que dispone la empresa u organismo que ejecuta la acción (que han sido estudiados en la unidad uno), cuya información puede ser de utilidad para la planificación de la acción divulgativa:
    • Argumentario.
    • Manual de venta.
    • Ficha de cliente y proveedores.