No, aún no se han concluido los recursos necesarios. Te preguntarás ¿Qué puede faltar, si ya se han mencionados recursos materiales, inmateriales y humano? Existen algunos recursos que merecen una mención especial debido a la repercusión que tiene en el resultado final de la acción, por ello se concluye este apartado con un análisis más exhaustivo de las Salas de Reuniones.

Sala de reuniones. La necesidad de este recurso va a estar en función del desarrollo de la propia acción divulgativa, ya que se trata del espacio necesario para la ejecución de aquellas actividades planificadas dentro de la propia acción divulgativa. Pudiendo tratarse de una actividad puramente teórica, práctica o teórica-practica.

Ello supone que deberás seleccionar la sala de reuniones teniendo presente las necesidades requeridas y los equipos y demás elementos para dichas actividades, y sin olvidar el presupuesto con el que se cuenta para la ejecución de ésta. Ante la toma de decisión para la elección de la sala debes tener presente factores como pueden ser:

• Número de asistentes. El espacio es un factor muy importante a tener presente, ya que es el generador de ambiente, una gran reunión demanda espacios grandes, una reunión pequeña a la inversa. Desde el inicio de la reunión se debe captar el interés de los asistentes y procurar la intervención de todos.

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  Los asientos han de ser confortables.
• Tipo de mesa: Existen una gran variedad de este tipo de mobiliario, todo ello pensado para generar un ambiente confortable, puedes encontrarte:
  • Mesas de U invertida (cuando existen tres tipologías de clientes claramente diferenciadas).
  • Mesas circulares (generando ambiente más cercano o cordial).
  • Mesas en forma de polígono (caso de una gran heterogeneidad en los asistentes).
  • Mesas rectangulares (pensadas para dos grupos claramente diferenciados).
  • Mesas individuales (cuando el número de asistentes es muy elevado).
• Elementos que no han de faltar: agua, folios, bolígrafos y caramelos. Si son reuniones de duración larga y en función del presupuesto se puede ofrecer otros elementos como por ejemplo un café con bollería en el descanso.
• Y otros mobiliarios y suministros necesarios para la ponencia y adecuados a la sala.

También se han de tener presente factores como pueden ser: La luminosidad de la sala, teniendo presente las posibilidades que ofrece ante la opción de tener que realizar una proyección. La acústica del local. La mezcla de colores utilizados. Y para concluir, se ha de contar con todos aquellos elementos necesarios que generen confort durante la reunión.