Se basan en la utilización de índices, que permiten el acceso a un registro del fichero de forma directa, sin tener que leer los anteriores. Estos índices son similares a los de los libros. Si nos interesa leer un capítulo concreto podemos recurrir al índice que nos dice en que página comienza, y abrimos el libro por esa página, sin tener que mirar en todas las páginas anteriores para localizarlo.
Por tanto, existirá una zona de registros en la que se encuentran los datos del archivo y una zona de índices, que contiene una tabla con las claves de los registros y las posiciones donde se encuentran los mismos. La tabla de índices estará ordenada por el campo clave.
La tabla de índices será cargada en memoria principal para realizar en ella la búsqueda de la fila correspondiente a la clave del registro a encontrar, obteniéndose así la dirección donde se encuentra el registro. Una vez localizada la dirección, sólo hay que acceder a la zona de registros en el soporte de almacenamiento y posicionarnos en la dirección indicada. Puesto que la tabla debe prever la inclusión de todas las direcciones posibles del archivo, su principal inconveniente resulta determinar su tamaño y mantenerla ordenada por los valores de la clave.
Las características más relevantes de un fichero indexado, son las siguientes:
- El diseño del registro tiene que tener un campo, o combinación de campos, que permita identificar cada registro de forma única, es decir, que no pueda haber dos registros que tengan la misma información en él. A este campo se le llama campo clave y es el que va a servir de índice. Un mismo fichero puede tener mas de un campo clave, pero al menos uno de ellos no admitirá valores duplicados y se le llama clave primaria. A las restantes se les llama claves alternativas.
- Permiten utilizar el modo de acceso secuencial y el modo de acceso directo para leer la información guardada en sus registros.
- Para acceder a este tipo de ficheros utilizando el modo de acceso directo se hace conociendo el contenido del campo clave del registro que queremos localizar. Con esa información el sistema operativo puede consultar el índice y conocer la posición del registro dentro del fichero.
- Para acceder a este tipo de ficheros utilizando el modo de acceso secuencial los registros son leídos ordenados por el contenido del campo clave, independientemente del orden en que se fueron grabando (el orden lógico no es igual al orden físico), debido a que el acceso a los datos se hace a través del índice, que para hacer más fácil la búsqueda de los registros, permanece siempre ordenado por el campo clave.
- Solamente se puede grabar en un soporte direccionable. Por ejemplo, un disco magnético. Si esto no fuera así, no podría emplear el acceso directo.