En función del uso que se vaya a dar al fichero, serán adecuados unos tipos u otros de organización. Mediante la utilización de parámetros de referencia , podremos determinar el uso de un fichero. Estos parámetros son:
- Capacidad o volumen: es el espacio, en caracteres, que ocupa el fichero. La capacidad podrá calcularse multiplicando el número previsto de registros por la longitud media de cada registro.
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Actividad: permite conocer la cantidad de consultas y modificaciones que se realizan en el fichero. Para poder especificar la actividad se deben tener en cuenta:
- Tasa de consulta o modificación: que es el porcentaje de registros consultados o modificados en cada tratamiento del fichero, respecto al número total de registros contenidos en él.
- Frecuencia de consulta o modificación: número de veces que se accede al fichero para hacer una consulta o modificación en un periodo de tiempo fijo.
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Volatilidad: mide la cantidad de inserciones y borrados que se efectúan en un fichero. Para determinar la volatilidad es necesario conocer:
- Tasa de renovación: es el tanto por ciento de registros renovados en cada tratamiento del fichero, respecto al número total de registros contenidos en él.
- Frecuencia de renovación: es el número de veces que se accede al fichero para renovarlo en un periodo de tiempo fijo.
- Crecimiento: es la variación de la capacidad del fichero y se mide con la tasa de crecimiento, que es el porcentaje de registros en que aumenta el fichero en cada tratamiento.