Un SGBD desarrolla tres funciones fundamentales: descripción, manipulación y control o utilización de los datos.

A continuación se detallan cada una de ellas.

• Función de descripción o definición: Permite al diseñador de la base de datos crear las estructuras apropiadas para integrar adecuadamente los datos. Esta función es la que permite definir las tres estructuras de la base de datos: Estructura interna, Estructura conceptual y Estructura externa. (Estos conceptos se verán más adelante en el epígrafe sobre arquitectura del SGBD).

Esta función se realiza mediante el lenguaje de descripción de datos o DDL. Mediante ese lenguaje: se definen las estructuras de datos,se definen las relaciones entre los datos y se definen las reglas (restricciones) que han de cumplir los datos.

Se especificarán las características de los datos a cada uno de los tres niveles y el SGBD se ocupará de la transformación de las estructuras externas orientadas a los usuarios a las estructuras conceptuales y de la relación de ésta y la estructura física..

A nivel interno (estructura interna), se ha de indicar el espacio de disco reservado para la base de datos, la longitud de los campos, su modo de representación (lenguaje para la definición de la estructura externa).

A nivel conceptual (estructura conceptual), se proporcionan herramientas para la definición de las entidades y su identificación, atributos de las mismas, interrelaciones entre ellas, restricciones de integridad, etc.; es decir, el esquema de la base de datos (lenguaje para la definición de estructura lógico global).

A nivel externo (estructura externa), se deben definir las vistas de los distintos usuarios a través del lenguaje para la definición de estructuras externas.

• Función de manipulación: permite a los usuarios de la base buscar, añadir, suprimir o modificar los datos de la misma, siempre de acuerdo con las especificaciones y las normas de seguridad dictadas por el administrador. Se llevará a cabo por medio de un lenguaje de manipulación de datos ( DML) que facilita los instrumentos necesarios para la realización de estas tareas.

También se encarga de definir la vista externa de todos los usuarios de la base de datos o vistas parciales que cada usuario tiene de los datos definidos con el DDL.

Por manipulación de datos entenderemos:

La recuperación de información almacenada en la base de datos, lo que se conoce como consultas.

La inserción de información nueva en la base de datos.

El borrado de información de la base de datos.

La modificación de información almacenada en la base de datos.

• Función de control: permite al administrador de la base de datos establecer mecanismos de protección de las diferentes visiones de los datos asociadas a cada usuario, proporcionando elementos de creación y modificación de dichos usuarios. Adicionalmente, incorpora sistemas para la creación de copias de seguridad, carga de ficheros, auditoría, protección de ataques, configuración del sistema, etc. El lenguaje que implementa esta función es el lenguaje de control de datos o DCL.

¿Y a través de qué lenguaje podremos desarrollar estas funciones sobre la base de datos? Lo haremos utilizando el Lenguaje Estructurado de Consultas ( SQL: Structured Query Language). Este lenguaje proporciona sentencias para realizar operaciones de DDL, DML y DCL. SQL fue publicado por el ANSI en 1986 (American National Standard Institute) y ha ido evolucionando a lo largo del tiempo. Además, los SGBD suelen proporcionar otras herramientas que complementan a estos lenguajes como generadores de formularios, informes, interfaces gráficas, generadores de aplicaciones, etc.