¿Son necesarios los sistemas informáticos para la gestión de los almacenes? Pues no cabe duda de que pueden ser de gran ayuda para llevar a cabo una gestión de stocks óptima ya que permiten tener una lectura real y "en vivo" del inventario existente de un artículo determinado en un momento dado.

La existencia de un sistema informatizado de almacén es una condición obligatoria en el caso de técnicas de aprovisionamiento como el Punto de Pedido o el sistema MRP, que no sólo ayudan a mejorar el aprovisionamiento de materiales sino que aportan información al resto de departamentos de la empresa por medio de los programas de gestión integral de empresas.

Los programas integrales de gestión de una empresa cubren todo el ciclo de compra-venta, se controlan los lotes con su caducidad, se controla la ubicación de las existencias, se pueden realizar actualizaciones automáticas, en definitiva se puede controlar en tiempo real la marcha de la empresa.

Existen numerosas casas que comercializan programas informáticos de aplicación de almacenamiento de existencias junto con la gestión integral de la empresa. En algunos casos se dispone de demos gratuitas por un tiempo limitado y también existen programas de software libre.

Los programas Easy WMS® de la casa MECALUX y el Trey-Fact de software libre son ejemplos de software para la gestión y control de almacenes.

Pese a lo comentado anteriormente, todas las ventajas anteriores no son posibles si no se lleva a cabo un sistema de clasificación y control de los artículos del almacén que, principalmente, suele ser por medio de códigos de barras y lectores scanner.

El código de barras es un código físico, similar al empleado en los supermercados con los productos alimenticios, que permite identificar, sin ningún género de dudas, el artículo en cuestión. Por otra parte, el lector scanner es un instrumento que, mediante el empleo de rayos infrarrojos, es capaz de identificar el producto en cuestión y convertir esa información en un código binario, de modo que es posible su transmisión al software de gestión de stocks del que se trate.

Ambos equipos permiten, en un momento dado, disponer de una información real y actualizada del estado de inventario de un artículo, elemento central para que un programa de gestión de stocks, como el de Punto de Pedido o MRP, realice una buena planificación de las compras necesarias.

En nuestro caso, en el sector de las instalaciones térmicas y de fluidos, lo más habitual es el empleo de sistemas informáticos de gestión de stocks por Punto de Pedido o de revisión periódica de tipo manual para los componentes menos costosos y la planificación de compras en base a los pedidos para aquellos componentes de mayor coste unitario.