4.3.- Fichero de clientes.

Caso práctico

Ilustración de Carlos, chico joven con el pelo castaño y una mecha rubia. Viste una camiseta marrón. — Latinstock (Uso educativo para plataformas públicas de FpaD)

Carlos recibe la llamada de su compañera, necesita información relacionada con un cliente.

─Estrella ¿sabes que estoy elaborando en este instante el fichero de clientes? ¡Necesito que me ayudes a organizarlo!

Estrella recuerda las clases con Pablo sobre los criterios de clasificación de los ficheros.

─Carlos, ¿no recuerdas los apuntes de Pablo?, ¡están fantásticos!, te servirán de guía para organizar el fichero. Pero si quieres quedamos esta misma tarde y yo te los acerco, y de paso tu me pasas la información del cliente que necesito.

─¡Gracias Estrella! Me salvaste la vida, creo que sé donde los tengo, pero acepto lo del café con eso comentamos algunas cosillas.

─Entonces Carlos hasta la tarde, a las 05:30 horas donde siempre

─Okey Estrella. Llevo la información sobre el cliente que me dijiste.

EnIlustración de un hombre hablando por teléfono y realizando anotaciones en su agenda. — Stockbyte (Uso educativo no comercial para plataformas públicas de FPaD)

Como podrás observar hay cosas que no se pueden cuestionar como es la necesidad de la elaboración de una base de datos donde se almacenen todos los datos de interés para la empresa de cada uno de los clientes reales y potenciales. Mencionada información ha de estar actualizada, disponible y de fácil manejo para el técnico comercial, debiendo de estar organizado este fichero de forma sencilla para un uso frecuente y cómodo.

A la hora de clasificar el fichero se pueden seguir varios criterios:

Alfabético; clasificados por orden alfabético el nombre o apellidos.
Numérico; asignándole un número a cada cliente.
Geográfico; por zonas geográficas.
Cronológico; por fecha de entrada de cliente.

La base de datos ha de contar con la siguiente información como mínimo de cada cliente:

Nombre de la empresa, dirección y numero de identificación fiscal (NIF).
Teléfono de contacto y correo electrónico.
Persona con la que debe contactar.
Fecha de la última visita y de la próxima visita.
Línea y gama de productos que suelen comprar y comercializan.
Últimos precios que le han sido aplicado y descuentos.

Categoría en función de los productos que adquieren.

Ilustración de una tabla, en el margen superior un rectángulo donde pone que es una ficha de clientes. Bajo este se divide el documento de tres bloques. El primero ocupa la mitad izquierda de la ficha y en el figuran los datos del clientes:nombre y apellidos, dirección, teléfono, móvil, fax, correo electrónico, nif o dni, sede principal y delegaciones o domicilio particular, persona de contacto, datos del contacto,web del cliente. En la parte derecha cuadrante de arriba aparece datos del producto:Breve descripción de los bienes y/o servicios que adquiere habitualmente a la empresa,grado de satisfacción (alto, medio, bajo) . En el tercer cuadro de la derecha y parte inferior aparecen particularidades:sector al que pertenece, grado de adaptación del cliente a la normativa sectorial, formas de financiación,otras particularidades de interés para la empresa. — MEFP (Elaboración propia)

Citas para pensar

No digas lo que pienses cuando hables de negocios con extraños
Marlon Bando en la película El padrino