¿Sueles escribir cartas u otro tipo de documentos? ¿Qué "formato" crees que deben tener las cartas dentro de la empresa, formal o informal? ¿Se redactan según las mismas reglas todos los documentos en la empresa?

Vamos a analizar algunos de los documentos característicos que se generan en la actividad empresarial.

• La carta. Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el público en general, la empresa utiliza la carta comercial, ya sea en soporte de papel o mediante correo electrónico. En muchas ocasiones la carta supone el primer contacto que establece con la empresa con sus futuros clientes; por tanto, se debe cuidar mucho su forma y estilo.

  Si nos proponemos que una carta sea efectiva y que dé una buena imagen de nuestra empresa, deberemos decidir sobre el esquema, formato, diseño y estilo antes de escribirla. La figura adjunta muestra las partes en las que se divide una carta y su colocación clásica.

Antes de escribir la carta necesitamos pararnos a pensar lo que queremos comunicar. Debemos tener claros los objetivos, los hechos, la o las personas a las que nos dirigimos y el estilo de su redacción. Este último será coloquial o formal según la relación con el destinatario. Sin esa información es mejor acogerse al tono formal. El tono de una carta empresarial deberá ser siempre cortés y respetuoso. La comunicación, clara y concisa y a poder ser personalizada. En la época de las máquinas de escribir esto era farragoso, a base de papeles de calco. Hoy en día, la ofimática permite enlazar fácilmente una base de datos con una carta modelo y lograr que aparezcan múltiples cartas personalizadas sin esfuerzo. A esta técnica se la conoce con el anglicismo de "mail merge". También permite el archivo de muchas cartas para que quede constancia o como modelo de otras al usarlas como plantilla. Dentro de los programas de tratamiento de textos son una referencia el Microsoft Word de pago o el Open Office Writer de Oracle gratuito.

• El informe. El informe por escrito es uno de los documentos más comunes en toda empresa. Permiten que varias personas reciban hechos y razonamientos relativos a un tema de interés para la compañía. Los cinco pasos para realizar un informe son:
  1. Preparación;
  2. Investigación;
  3. Organización;
  4. Redacción;
  5. Revisión.

  La persona que lee un informe agradece que éste sea preciso y claro y con una conclusión señalada. Al redactar un informe debe evitar escribir sobre cuestiones abstractas, se deben desechar informaciones que no estén directamente relacionadas con la causa del informe (ir al grano) y tratar de anticiparse a las preguntas que pudiesen surgir tras su lectura.

• Comunicaciones o mensajes cortos. Suelen ser comunicaciones internas de la empresa, por ejemplo entre diversos departamentos. Su finalidad suele ser organizativa o de citación. Su uso en papel ha sido desplazado por el correo electrónico, más rápido, sin posibilidades de extravío, con constancia de la fecha y hora del envío y con posibilidad inmediata de acusar el recibo. Se debe incluir en ellos:
  • El remitente;
  • El destinatario;
  • La fecha de la comunicación;
  • El asunto, tratado de la forma más resumida posible.
• Los avisos de tablón. Clásicamente, un tablón de anuncios era una superficie plana, amplia, generalmente de corcho con los bordes rematados, en la que se colocaban comunicaciones impresas en papel para los trabajadores y las trabajadoras. Normalmente se fijaba en la pared de entrada al centro de trabajo y se ordenaban por secciones. Su utilidad era relativa porque los trabajadores y trabajadoras no le prestaban toda la atención requerida. Hoy día puede sustituirse por correo electrónico o si el texto es pequeño, por ejemplo una convocatoria, por mensajes de texto al teléfono móvil.