ERRORES MÁS FRECUENTES EN LA REDACCIÓN DE INFORMES
Se pueden conocer los conceptos gramaticales, las reglas ortográficas, la estructura de una oración y las técnicas retóricas. No obstante, en la técnica existe muy poco hábito de escritura y cuando se ejecuta suele dar lugar a resultados mejorables. Los problemas más comunes suelen ser los siguientes:
Organización pobre. De acuerdo con una encuesta realizada a cientos de técnicos en ingeniería, la mala organización es el problema número uno en la escritura de ingeniería. Si el lector cree que el contenido tiene cierta importancia puede asumir un informe aburrido o con oraciones muy largas. Sin embargo, si está mal organizado, no hay manera de dar sentido a lo que se lee y se abandona. La mala organización, a veces, es consecuencia de una falta de planificación. Un constructor que empieza a poner ladrillos sin saber muy bien qué tipo de edificio va a levantar, es muy probable que obtenga un resultado bastante desastroso. Un simple borrador con unas pocas palabras sugerentes, ordenadas de forma lógica y pedagógica, puede ser suficiente para dar una organización suficiente para empezar a trabajar. Posteriormente puede reelaborarse esta organización siguiendo el ciclo de escritura mencionado antes; el guión inicial no debe ser un mandamiento grabado en piedra.
No adaptado al destinatario. Los textos con información e ideas deben ser construidos alrededor de las necesidades, intereses, conocimientos y deseos de quienes van a leer el escrito. Los documentos técnicos, sean informes, manuales, propuestas o registros de incidencias son leídos por personas de las que debemos tener una clara conciencia de sus intereses y conocimientos para poder adecuar el escrito. Por ejemplo, cuando un informe extenso lo han de leer dos perfiles de personas, unas más técnicas y otras más ejecutivas, suele incluirse un resumen ejecutivo, un capítulo de conclusiones o un extracto con las ideas principales.
Por ejemplo, no es lo mismo preparar un documento escrito para la presentación del funcionamiento de una caldera a un jefe de compras que hacerlo al ingeniero responsable de la operación de una central. No obstante, es preferible aplicar la máxima de que el menos técnico de todos los lectores entienda lo suficiente como para hacerse una idea clara y resumida de lo que allí se pone. No obstante, en una empresa en la que hay que redactar informes técnicos o registros, se conoce muy bien el destinatario.
Uso de jerga. Cualquiera que lea documentos técnicos conoce el peligro de la jerga, que hace una redacción pomposa, pedante y que suena como si hubiera sido escrito por una computadora en lugar de por una persona. Al cargar los escritos con jerga, clichés, oraciones pasivas, un exceso de adjetivos técnicos y un estilo burócrata, se introduce “ruido” en el mensaje.
Escritura pasiva. Por otro lado, es preferible utilizar las frases directas y no las pasivas. Usar la voz activa tanto como sea posible. En la voz activa, la acción es expresado directamente: "Irene realizó la medida de presión". En la voz pasiva, la acción es indirecta: "La medida de presión fue realizada por Irene”. Cuando se usa la voz activa, la escritura es más directa y vigorosa; tal y como se ve en el ejemplo siguiente:
Frases largas. Las frases largas cansan al lector y hacen más difícil la lectura.
Bloqueo al escribir. El bloqueo al tener que empezar a escribir es algo usual que afecta de forma generalizada a quienes tienen que comenzar a redactar algo. Este bloqueo es la incapacidad para comenzar a poner palabras en el papel o en el procesador de textos, y genera ansiedad y miedo a escribir. Los escritores saben que escribir es un proceso que consiste en elaborar numerosos borradores, donde se reescribe, elimina y revisa lo escrito. Rara vez alguien produce un escrito perfecto en el primer intento. Varios consejos:
- Dividir el texto en secciones o partes (planificación del texto)
- Empezar a escribir las secciones más fáciles
- Dejar la introducción, el índice detallado y el resumen par el final
- No consultar constantemente las reglas gramaticales o el diccionario
- Dejar reposar lo escrito antes de revisarlo.
Contenido parcial. Una vez definido el tema, el destinatario y el objetivo, el siguiente paso es recopilar información complementaria. Muchos técnicos, cuando están redactando un determinado informe consideran que son expertos y tienen suficiente experiencia o know-how. Ello es un error, ya que aunque alguien sea un experto, su conocimiento es limitado y puede estar desequilibrado por una experiencia parcial. La recolección de información de otras fuentes ayudan a completar el propio conocimiento o, cuando menos, para verificar las propias ideas.
Diseños y maquetaciones poco cuidados. Para mejorar la legibilidad hay que romper párrafos largos y hacer bloques de texto más pequeños, con discontinuidades en forma de titulares, gráficos, casos particulares, ejemplos, etc. En particular, las imágenes, dibujos, fotos o vídeos incrustados hacen más accesible la información y refuerzan las ideas expuestas. Las imágenes, a menudo, tienen mayor fuerza comunicativa. Recordamos el 10% de lo que leemos y el 30% de lo que vemos.
Errores ortográficos. Con mayor frecuencia de lo esperado, muchos escritos de tipo técnico y traducciones tienen errores de lenguaje y ortográficos llamativos. Cuesta poco revisar ortográficamente un texto o comprobar si tienen sentido algunas expresiones de traductores online. Los signos de puntuación, tildes, puntos y comas son importantes para la mejor comprensión del texto.
