¿Alguna vez has asistido a una reunión en la que la gente no se entendía o no llegaba a acuerdos, o que cuando se empezaba a trabajar en serio era la hora en la que debería haber terminado? ¿No has tenido la sensación de perder el tiempo porque la comunicación no era clara?
Vamos a considerar ahora, otra situación laboral en la que la comunicación interpersonal tiene gran importancia: las reuniones de trabajo. Primeramente, definamos lo que son las reuniones y sus principales tipos.
REUNIONES. Se trata de la concurrencia en un local de algunas personas para tratar un tema coordinado por un conductor. Podemos encontrarnos con los siguientes.
TIPOS DE REUNIONES:
- Para informar.
- Para recoger información.
- Para formar.
- Para intercambiar puntos de vista.
- Para llegar a un acuerdo.
- Para generar ideas.
- Para tomar decisiones.
La persona que conduce la reunión debe encargarse de que transcurra de forma activa y de que alcance los objetivos para los que se convocó. Para ello tiene que desempeñar las siguientes funciones:
- Función de clarificación: el objetivo de la reunión está claro para las personas participantes.
- Función de control: ayuda al grupo a fijar sus procedimientos, administra el tiempo en los diversos puntos de la reunión y a la hora de repartir el tiempo en las aportaciones de los y las participantes.
- Funciones de relajamiento: debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión.
- Función de dinamización: consiste en motivar al grupo para que la participación sea alta y eficaz.
Por el contrario, en muchas reuniones de trabajo de empresas muy diversas, se puede constatar que existen algunos comportamientos inadecuados a nivel de organización y participación. Estas malas prácticas dificultan la consecución de los objetivos de las reuniones.
