4.5.- Gestión administrativa.
Como comentamos al principio del apartado, la logística además de constituir una serie de actividades físicas y de transporte, también conlleva un considerable volumen de actividad administrativa. Cuando la empresa recibe un pedido, además de los procesos físicos que ya hemos descrito también inicia una serie de gestiones a nivel administrativo.
Estos procedimientos administrativos incluyen la aceptación del pedido, comprobar las condiciones del mismo, y realizar las operaciones internas de preparación de los productos y envío de los mismos.
Fundamentalmente, la gestión administrativa de la logística supone dos grupos de documentos:
- Documentos comerciales. Principalmente el albarán y la factura. El albarán es el documento en el que se especifican la cantidad de mercancías, la fecha de salida de almacén y el medio de transporte utilizado. Por lo general suele acompañar a la mercancía para su comprobación y cotejo a la llegada de las mismas a las instalaciones del cliente o intermediario. La factura es el documento más formal que además de lo anterior recoge condiciones de precio, impuestos, tipo de pago, etc.
- Documentos de transporte. Son aquellos necesarios para que la empresa lleve la mercancía desde sus instalaciones hasta las del cliente. En función del destino y del tipo de transporte tendremos que utilizar unos documentos u otros. En el caso de transporte internacional, en la mayoría de ocasiones estos documentos incluyen también los necesarios para embarcar la mercancía (en el caso de transporte aéreo y marítimo), para autorizar el levante de la mercancía al pasar aduanas…
Además de estos procedimientos administrativos relacionados con el pedido y el transporte, el almacenamiento también conlleva una serie de procesos administrativos, son las fichas de almacén. Las fichas de almacén son unos registros de las mercancías en las que las empresas controlan las mercancías que entran y salen como forma de controlar qué mercancías tienen en existencias (su origen, su destino, cuando entraron en almacén, control de costes, etc.).