6.- El departamento de tráfico o explotación de una empresa de transportes.
Caso práctico
María ya tiene elaborado el organigrama de la empresa L&T. Ella se encargará de la gerencia de la empresa, y se divide en cuatro departamentos: Administración y Finanzas, Tráfico, Recursos Humanos y Calidad. El departamento de tráfico o explotación estará dividido en tres áreas: transporte de viajeros, transporte de mercancías, y logística.
Fernando se ocupará del área de transportes de viajeros dentro del departamento de explotación, Carlos del área de transporte de mercancías y Jaime de la logística.
Son conscientes de la importancia de las funciones del departamento de tráfico en la empresa, entre las que asumirán: la gestión de la flota, la contratación de servicios externos, de la planificación de rutas, cumplimiento de la normativa vigente en cuanto a matriculación, ITV, contratación de los servicios con los clientes,..
A su vez el área de transporte de mercancías, cuenta con tres departamentos: gestión de flotas, mantenimiento y talleres y agencia de transporte.
Todo esto requiere de recursos materiales necesarios para llevar a cabo la actividad, entre los que están: dispositivos de seguridad y control, tacógrafos en cada uno de los vehículos, equipos informáticos y de comunicación,...
Para dar flexibilidad a la organización emplean diferentes mecanismos de enlace entre departamentos, como:
- Reuniones entre jefes de departamento.
- Equipos de resolución de problemas.
- Para cada cliente importante cuenta con una persona que se encarga de todos los aspectos relacionados con el servicio que se le presta, de forma que den una solución integral al cliente.
A lo largo de la unidad has visto algo sobre el departamento de explotación, ahora vamos a profundizar aún más en el mismo. Es uno de los departamentos más importantes dentro de una empresa de transporte de mercancías, pero eso no significa que los demás departamentos no sean necesarios para la buena marcha de una empresa.
¿Cómo se define?
El Departamento de Tráfico o Explotación de una empresa de transportes es el departamento donde se inicia el proceso de contratación de los servicios de transporte entre cliente-empresa, y su posterior ejecución. Las etapas que conlleva el proceso son: recepción del pedido, planificación de rutas, asignación de vehículos, gestión de la documentación y realización.
Las funciones principales del Departamento de Tráfico son:
- Gestión de los servicios de transporte.
- Coordinación con la flota y personal de dicho departamento.
- Planificación de rutas.
- Atención directa al cliente.
En definitiva es el encargado de que los servicios se realicen y que se haga de la mejor forma posible, cumpliendo con los objetivos que se le haya marcado (satisfacción del cliente, productividad, rentabilidad, etc.)
Las etapas que se llevan a cabo dentro del departamento de explotación desde que se inicia el proceso de contratación de los servicios entre los clientes y la empresa, hasta que se ejecuta son las que se muestran en la imagen.
A lo largo de los siguientes apartados veremos cómo se estructura y cuáles son los recursos humanos que lo integran. También estudiaremos los recursos materiales necesarios para llevara cabo sus actividades.