En el desarrollo de la actividad del mantenimiento son numerosos los documentos que se van generando, desde órdenes de trabajo a informes de una inspección, pasando por el manual de algún equipo. Es por esto que nace la necesidad de que todo documento, ya sea en papel o archivo informático, sea codificado para de esto modo poder estructurar la información.
El objetivo es tener todo los documentos ordenados en carpetas de una manera compresible, para que toda esta información quede accesible a todo el personal de mantenimiento.
Hoy en día toda la información se registra en programas informáticos GMAO como estudiamos en apartados anteriores, por lo que se hace imprescindible estandarizar la información para que el programa pueda procesarla y analizarla.
Como ya se vio en el la unidad de trabajo 3, la documentación que se necesita son las siguientes:
- Manuales.
- Fichas.
- Certificados.
- Registros.
- Catálogos.
- Instrucciones.
- Plano de la instalación.
- Normas.
- Especificaciones.
- Boletines.
Cabe destacar que dentro de las fichas, será muy común, trabajar con procedimiento de trabajo, procedimientos de inspección y programación de trabajos. Asimismo dentro de los registro encontraremos órdenes de trabajo, informes de actuación y tiempos de trabajo.