A la hora de diseñar el plan de mantenimiento de una instalación de suministro o abastecimiento de agua deberemos establecer las necesidades y repuestos básicos que se consideren imprescindibles a priori para el desarrollo correcto del servicio programado. Habrá que definir el stock mínimo imprescindible de estos materiales, teniendo en cuenta para ello no solamente la experiencia de los técnicos dedicados al establecimiento del plan de mantenimiento, sino también las recomendaciones al respecto de los fabricantes de los equipos y elementos más significativos o para los que se puedan prever dificultades en la localización y acopio ocasional de repuestos. Las recomendaciones de los fabricantes en todo lo referente a la utilización y al mantenimiento de sus equipos, incluyendo las relaciones de repuestos mínimo de sus respectivos productos, deberán también formar parte de un capítulo específico del plan de mantenimiento.

Como criterios generales tendremos que tener en cuenta:

• Calidad de los materiales: Todos los materiales serán de primera calidad y reunirán las condiciones exigidas en el presente documento y además deberán satisfacer las normas de obligado cumplimiento referidas a transporte, manipulación, almacenamiento o uso de los mismos.
• Materiales rechazados: La Dirección Técnica podrá rechazar aquellos materiales que no reúnan, a su juicio, la calidad y condiciones necesarias para la finalidad a la que deban ser destinados, incluso aún cumpliendo los requisitos presentes en este documento.
• Materiales no consignados:  Así mismo la Dirección Técnica se reserva el derecho a aceptar aquellos materiales no consignados en este documento, si a su juicio no cumplieran los requisitos mínimos de calidad.
• Comprobación de pedidos: Se comprobará mediante los documentos suministrados con los materiales, que éstos coinciden con los pedidos. Si no se incluye una declaración del suministrador de que los productos o materiales cumplen los requisitos exigidos en el presente documento, se tratarán como productos o materiales no conformes.

Con carácter general, tanto los pliegos de prescripciones técnicas de las instalaciones como los pliegos para la contratación de servicios a empresas externas a las entidades encargadas de la gestión de las redes de agua, recogen especificaciones concretas sobre repuestos, útiles, herramientas y maquinaria. El cumplimiento de las mismas es inexcusable en las labores de mantenimiento de las instalaciones de suministro y saneamiento de agua. Estas son algunas de las medidas recurrentes que se suelen adoptar para velar por el mantenimiento de los requisitos y especificaciones técnicas de los repuestos:

• Repuestos: Se procurará, en la medida de lo posible, que los repuestos sean siempre originales y estén específicamente destinados a la instalación, o a los componentes y elementos necesarios para cada máquina/equipo que sea objeto de reparación. En el caso en que este tipo de repuesto no se encontrase en el mercado, el utilizado deberá tener unas características equivalentes al original.
  • La empresa deberá contar con una partida presupuestaria para la adquisición y suministro del material consumible necesario para llevar a cabo las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Cuando una operación de mantenimiento preventivo o correctivo no urgente conlleve la sustitución de una pieza de recambio fuera de su período de garantía y que, por lo tanto, suponga un coste adicional el técnico al cargo informará al departamento de compras, y acompañará la petición de un presupuesto e informe justificativo de la necesidad del recambio, que deberá ser aceptado por el responsable técnico del departamento de compras. El presupuesto se desglosará en precios por unidad, y una vez aprobado, se procederá a la sustitución, emitiéndose una factura por el importe presupuestado.
  • Si el responsable de compras no está de acuerdo con el presupuesto del técnico de mantenimiento, éste le podrá indicar la existencia de otro proveedor más idóneo a quien deberá comprar la pieza de repuesto en cuestión.
  • Útiles, herramientas y maquinaria: El personal de mantenimiento dispondrá de todos aquellos medios materiales, herramientas y maquinaria indispensables para el desarrollo de las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo reflejadas en el pliego de prescripciones técnicas. Los medios citados deberán cumplir con las especificaciones mínimas, de acuerdo a normativa, para garantizar el óptimo desarrollo de las labores de mantenimiento.
  • La empresa proveerá al personal al cargo de las tareas de mantenimiento de los consumibles necesarios para los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, como por ejemplo: aceites, lubricantes, artículos de limpieza, disolvente, grasas, pequeñas juntas, soldaduras, tornillería, soletas, filtros, todo tipo de cargas de gas, silicona, cáñamo, juntas tóricas, detergentes, teflón, aislamientos, machones, obturadores, cinta aislante, cables, mangueras y canaletas eléctricas, etc.
    
    
• Inventario y control: El departamento de mantenimiento se encargará de gestionar el almacén de piezas de repuesto, hará una previsión inicial de todas aquellas piezas, herramientas o materiales necesarias para las reparaciones, sustituciones o averías; y asumirá la responsabilidad de adquirir dicho material, de reponerlo de manera periódica, y de justificar cada una de las compras.
  
  
• Tiempo de reposición de piezas: Si el técnico de mantenimiento al cargo considera que el tiempo que tarda el departamento de compras para conseguir repuestos no es adecuado, le advertirá por escrito para corregir la demora.

Las especificaciones concretas de los materiales a utilizar en instalaciones de abastecimiento de agua y de saneamiento se recogen en una serie de normas ya estudiadas en la Unidad de Trabajo 1, "Operaciones de montaje de redes e instalaciones de agua". A modo de recordatorio se incluyen en las siguientes tablas.